Архив КТД

Система учета документов КТД

Для работы службы технического архива предприятия в системе предусмотрено рабочее место работника архива. Система позволяет вести учет и контроль архивных документов по ГОСТ 2.501-2013 "Правила учета и хранения". Система хранит картотеку бумажного документа для быстрого поиска и управления.

Для автоматизации бумажного архива Appius-PLM позволяет использовать штрихкодирование. При этом обеспечивается:

автоматическое формирование штрихкодов при создании документации;
печать штрихкодов для существующей документации;
поиск документа в системе по штрихкоду;
формирование списка выдачи и возврата документации с помощью сканера.

В основе управления бумажным архивом лежит понятие инвентарной книги, в которой находятся карточки учета документов, подлежащих тиражированию, учету изменений и т.д. Инвентарные книги представляет собой иерархический справочник, в котором хранятся карточки учета документов. При помощи папок внутри этого справочника имеется возможность отнести определенные карточки учета к различным инвентарным книгам.

Использование Appius-PLM службой архива обеспечивает:

автоматическое заполнение карточки учета данными из электронного документа;
хранение файлов бумажного подлинника;
учет изменений и выдач документации абонентам;
составление заявок на тиражирование документов;
получение отчета "Выданные копии";
автоматическое формирование заявки на тиражирование документов по зарегистрированному извещению об изменениях;
отслеживание состояния документа: архив, аннулирован, заменен.

Каждая карточка учета содержит список документов и их ревизий, подлежащих учету. Одной карточке может соответствовать один документ и несколько его ревизий, представленных в списке документов. Документ и его ревизии могут быть напечатаны на различных твердых копиях, и поэтому для правильного учета инвентарных номеров в этом случае используется поле, которое придает уникальность ревизии в рамках общего инвентарного номера.

Из созданной карточки учета возможен просмотр списка проведенных электронных документов извещений об изменении, которые затрагивали данный документ. При открытии извещения об изменении имеется возможность просмотреть содержание изменения и действия.

Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. Тиражирование документов в системе начинается с создания специализированного документа - заявки на тиражирование. Заявка на тиражирование должна быть создана при необходимости учета выданных копий и является основанием для оформления выдачи. Без оформления заявки на тиражирование не может быть оформлена выдача.

Заявка на тиражирование представляет собой электронный документ, в котором необходимо указать подлежащие тиражированию документы. В списке документов, в заявке на тиражирование, необходимо указать абонентов и количество необходимых копий.

Выдача копий оформляется электронным документом выдачи копий. Этот документ оформляется на основании заявки на тиражирование и всегда содержит разницу между документами, указанными в заявке на тиражирование, и документами, указанными в выдаче.

Таким образом, на основе одной заявки на тиражирование может быть оформлено несколько документов выдачи до тех пор, пока количество выданных не будет равно количеству запрошенных по заявке на тиражирование. В заявке на тиражирование присутствует специализированный отчет, который позволяет увидеть, сколько копий документов выдано, а сколько еще осталось выдать.