Электронный архив

Электронный архив документации

Документы являются необходимой частью конструкторско-технологической подготовки, т.к. определяют готовность процесса к следующему этапу в цепи жизненного цикла. Электронный архив документации в системе является неотъемлемой частью работы пользователей с содержимым и с атрибутивной частью документов, электронным документооборотом, версионированием документов, а также различного рода бизнес-процессами жизненного цикла документации.

Основной сущностью в электронном архиве в системе является документ, который несет атрибутивную информацию. К документу прикрепляются файлы, которые могут быть организованны по иерархическому принципу папка-файл. Электронное хранилище позволяет хранить и идентифицировать содержимое файлов по цифровым идентификационным кодам, т.е. по содержимому.

Документы могут быть сгруппированы в папки, не зависимо от ЭСИ. Но более предпочтительный вариант - это хранение документов в электронной структуре изделия. Документы могут быть связаны не только с файлами из хранилища, но и с папками. Каждый документ имеет свою карточку - набор параметров, характеризующих данный документ. Помимо карточки документ имеет состояние и стадию, определяющую его фазу в жизненном цикле.

rКомплектность документов

Отдельный специализированный интерфейс «Комплектность документов», может быть использован, как средство контроля полноты наполненности информацией (содержательной частью) электронных документов, а также как средство создания документов в электронной структуре изделия. «Комплектность документов» - это отдельное окно, которое открывается при нажатии кнопки «Комплектность документов», и отображает состав активного элемента (сборочной единицы, детали, комплекта и т.д.) и все их документы (существующие и предлагаемые системой к созданию).

Для того чтобы просмотреть список документов на весь состав изделия можно воспользоваться специальным режимом, при нажатии кнопки «Перейти в режим списка документов», в котором отображается перечень документов с файлами и основные их параметры.

Функция выбора документов для вывода штампов доступна пользователям с ролью Архивариус и может быть запущена из окна данной обработки, а также из раздела Архив, без привязки к ЭСИ. При этом откроется обработка «Добавления штампов к файлам PDF» предназначенная для выбора файлов, подлежащих штамповке, а также настройке типов штампов, предполагаемых к выводу на документ. Запуск осуществляется по функции «Добавить в очередь» и выполняется в рамках очереди фоновых заданий. Процесс не проверяет права доступа, т.е. возможен вывод штампов на документы в состоянии Архив.

rПросмотр документов

Просмотр файлов может быть осуществлен несколькими способами. Выбор способа зависит от того, требуются ли просматриваемому файлу дополнительные файлы собственного или других документов. В некоторых случаях может оказаться так, что для просмотра файла требуется распределенная выгрузка других файлов по различным ассоциациям внутри системы. При вызове файла на просмотр система вызовет диалог с указанием того, какие именно файлы должны быть выгружены – выбранный файл или помимо него еще и файлы документа. При указании выгрузки выбранного файла «Только этот файл» будет выгружен на диск, а при выборе «Выбрать файлы вручную…» выгружены все файлы документа. Файлы выгружаются для просмотра во временный каталог, и для выбранного файла автоматически запускается ассоциированное приложение.

rРедактирование файлов

При редактировании файлов они выгружаются на диск и редактируются в ассоциированном приложении. После редактирования содержимого файла необходимо принять или отменить внесенные изменения. При принятии изменений, файл будет обновлен, а при отмене содержимое вернется к состоянию до редактирования.

Следуя по ассоциативным связям структуры изделия, технологии или папкам, система формирует список файлов, подлежащих редактированию. В этот список попадают файлы, доступные для просмотра или редактирования.

Сохранение изменений всегда сопровождается выключением режима редактирования. Сохранение изменений в системе проводится только для тех файлов, содержимое которых было фактически изменено. Целостность файловой информации контролируется несколькими способами, в том числе специализированными хэш-кодами. Файлы в системе хранятся в защищенном сжатом виде.